In het kader van de niet-aflatende aandacht van de Europese regelgever voor de strijd tegen witwas en de financiering van terrorisme, werden voormelde bepalingen ingevoerd door de wet van 18 september 2017, als omzetting van de vierde anti-witwasrichtlijn (Richtlijn 2015/849) naar Belgisch recht. Alleen de nieuwe verplichtingen voor vennootschappen naar Belgisch recht worden hieronder toegelicht. Vergelijkbare verplichtingen voor internationale vzw’s, stichtingen, trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts worden buiten beschouwing gelaten.

Toereikend, accuraat en actueel en op straffe van een geldboete

Om een correcte aanleg van het UBO-register mogelijk te maken, zijn de leden van het bestuursorgaan van elke vennootschap naar Belgisch recht -ongeacht de rechtsvorm-, verplicht om toereikende en accurate informatie in te winnen, bij te houden en deze informatie up to date te houden over hun uiteindelijke begunstigden en de door hen gehouden economische belangen.

Een “uiteindelijke begunstigde” wordt gedefinieerd als:

“de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over de cliënt of de lasthebber van de cliënt en/of de natuurlijke persoon voor wiens rekening een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan” ( zie ook art. 4, eerste lid, 27° wet van 18 september 2017).

Voor vennootschappen zijn dit meer bepaald:

1. de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap houden. Daarbij geldt een belang van meer dan 25% van de stemrechten, van de aandelen of van het kapitaal van de vennootschap, rechtstreeks of onrechtstreeks aangehouden, alleen of samen met anderen, als indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang;
2. de natuurlijke personen die via andere middelen zeggenschap hebben over de vennootschap; en
3. de natuurlijke personen die behoren tot het “hoger leidinggevend personeel”, indien na uitputting van alle mogelijke middelen geen van de personen als bedoeld onder (i) of (ii) is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is/zijn.  “ (zie ook art. 4, eerste lid, 27°, a) van de wet van 18 september 2017).

Van alle uiteindelijk begunstigden dient minstens volgende informatie verzameld te worden: de naam, de geboortedatum, de nationaliteit en het adres van de uiteindelijke begunstigde en de aard en omvang van het door de uiteindelijke begunstigde gehouden economisch belang.
Deze informatie dient binnen een termijn van één maand na kennisname elektronisch geregistreerd te worden in het UBO-register.

Blijven de leden van het bestuursorgaan in gebreke hieraan te voldoen, dan stellen zij zich bloot aan een geldboete van 50 tot 5.000,00 euro(zie art. 14/2 W.Venn.).
Daarnaast moeten voormelde gegevens ook worden verstrekt worden aan de waslijst aan economische spelers die onderworpen zijn aan de verplichtingen uit de wet van 18 september 2017 én die “cliëntonderzoeksmaatregelen moeten toepassen (kredietinstellingen, verzekeringsondernemingen, notarissen, gerechtsdeurwaarders, externe accountants, …..).

Voorlopig niet uitvoerbaar

Vooralsnog blijven deze nieuwe verplichtingen praktisch onuitvoerbaar aangezien het nodige koninklijk besluit op zich laat wachten en dit naar alle verwachtingen maar in de loop van het derde kwartaal van 2018 in werking zal treden.

In dat besluit zullen alle werkingsmodaliteiten van het UBO-register worden opgenomen, zoals:

1. wie toegang zal hebben tot de informatie in het UBO-register en volgens welke modaliteiten die toegang zal plaatsvinden;
2. welke afwijkingen er bestaan opdat de gegevens in het UBO-register niet of slechts gedeeltelijk toegankelijk zouden zijn;
3. welke controles zullen uitgeoefend worden in het kader van de verplichting om gegevens aan het UBO-register over te maken;
4. op welke manier de - aan het UBO-register overgemaakte - gegevens zullen beveiligd en verwerkt worden;

Praktisch

Een voorzichtig en vooruitziend bestuurder kan in afwachting van de inwerkingtreding van het koninklijk besluit zich al voorbereiden op voormelde verplichtingen door:

1. te zorgen voor een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde met een e-ID die de informatie via het elektronische platform MyMinFin in naam van de vennootschap kan invullen;
2. te beschikken over nauwkeurige en uitvoerige informatie over de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap en van alle juridische entiteiten waarvan de uiteindelijke begunstigden gebruikmaken om zeggenschap over uw organisatie uit te oefenen;
3. te beschikken over bewijsstukken waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is;
4. te zorgen voor procedures binnen de vennootschap zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.