- Kunt u alleen subsidies krijgen voor vaste werknemers, of ook voor freelancers?
- Dekken subsidies de volledige investering in dure infrastructuur?
- Zijn uw gespecialiseerde onderaannemers een gesubsidieerde kost?
De kosten die in aanmerking komen zijn afhankelijk van het projecttype. Het is dus belangrijk om vóór uw aanvraag goed te bestuderen welke van de onderstaande kosten onder welk type subsidies vallen.
Hieronder een overzicht van de kosten die de subsidies voor uw R&D-project dekken:
Personeelskosten
Werknemers zijn uiteraard de motor van elk R&D-project. Personeelskosten worden gesubsidieerd, maar u moet wel aantonen dat de medewerkers taken vervullen die rechtstreeks gekoppeld zijn aan het innovatiedoel van het project. Sommige medewerkers zullen zich fulltime wijden aan het R&D- project, anderen deeltijds terwijl ze ook nog andere taken invullen. Dat onderscheid moet u duidelijk maken in de subsidieaanvraag.
Het moet niet noodzakelijk gaan over werknemers die vast in dienst zijn. Ook freelancers komen in aanmerking voor subsidies, maar dan op voorwaarde dat ze een langlopend engagement hebben in uw organisatie.
Directe overige kosten (werking)
De directe overige kosten – of de werkingskosten – zijn rechtstreeks toewijsbaar aan het project. Het gaat dus om kosten die u enkel en alleen maakt om het R&D-project te realiseren en anders níét zou maken. Denk maar aan machines of grondstoffen die u specifiek aanschaft voor het R&D-project en daar ook exclusief voor worden ingezet.
Kosten die u níét exclusief voor het R&D-project maakt, komen ook in aanmerking voor een subsidie. Maar dan moet u een redelijke verdeelsleutel maken, aangeven voor welk percentage ze worden ingezet voor het R&D-project en voor welk percentage elders in uw bedrijf. Typische voorbeelden zijn gebruikte materialen en grondstoffen, gereedschappen en machines, reis- of verblijfskosten,…
Indirecte overige kosten (overhead)
De indirecte overige kosten – of de overheadkosten – zijn kosten die nodig zijn om het R&D-project te kunnen uitvoeren, maar die niet rechtstreeks toewijsbaar zijn aan het project. U hebt bijvoorbeeld een kantoor/labo/fabriekshal/… nodig om aan onderzoek en ontwikkeling te kunnen doen, maar die had u meestal voordien ook al nodig voor uw dagelijkse activiteiten. De afschrijving of de huur is dus een indirecte kost. Net als verwarming, verlichting, onderhoud, administratiekosten, personeelskosten voor ondersteunend personeel,…
Grote onderaannemers: kost groter dan 8.500 euro
R&D-projecten vragen veel gespecialiseerde expertise. Die hebt u natuurlijk niet altijd zomaar in huis, waardoor veel bedrijven een beroep doen op partners voor hun innovatietrajecten. Voor grote onderaannemers met een kost van minstens 8.500 euro kunt u subsidies aanvragen. Het gaat dan bijvoorbeeld om adviezen van een kennisinstelling, of om een kleinere deelontwikkeling door een gespecialiseerd bedrijf. Als de kost van de onderaannemer minder dan 8.500 euro bedraagt, dan valt ze onder de directe overige kosten.
Uitzonderlijk grote kost
Een aantal projecttypes laten toe om bijzonder grote kosten uit de overige kosten te halen. U mag grote investeringen dan onderbrengen in een aparte categorie. Typische voorbeelden van uitzonderlijk grote R&D-investeringen of -kosten zijn pilootinstallaties, testinfrastructuur, dure tests of specifieke apparatuur.
Als het om infrastructuur gaat, zult u die waarschijnlijk afschrijven op meerdere jaren. In dat geval mag u alleen de afschrijving tijdens de projectperiode in rekening brengen. Schrijft u een installatie af op 10 jaar en loopt het R&D-project 2 jaar, dan kunt u dus voor 2/10 van het totale afschrijvingsbedrag een aanvraag voor subsidie indienen. Bovendien dient u steeds te motiveren hoeveel procent van de tijd de machine wordt gebruikt binnen het project, ingeval de machine ook reeds voor andere doeleinden wordt ingezet.
