Telewerk is dood, lang leve het telewerk

Het lijkt er echter op dat gedeeltelijk van thuis uit werken deel zal uitmaken van het ‘nieuwe normaal’. Tijd dus dat u als werkgever actie onderneemt! Het is immers belangrijk om hierover duidelijke afspraken te maken.

Definitie

Er zijn verschillende vormen van thuiswerk die elk hun eigen regeling kennen. In casu spreken we over een structureel telewerk. Dit is het thuiswerk dat op regelmatige basis wordt uitgeoefend op een andere locatie dan die van de werkgever en dit via gebruikmaking van informatietechnologie.   

Deze vorm van thuiswerk is te onderscheiden van het occasioneel telewerk waarbij een werknemer bijvoorbeeld vraagt om een dagje thuis te werken omdat er een technieker langskomt in de loop van de werkdag.

Indien u het thuiswerk na de Coronacrisis een vaste vorm wenst te geven, dan zullen de regels inzake structureel telewerk in acht moeten worden genomen.  

Verplicht schriftelijke overeenkomst 

In geval van structureel telewerk moet er een schriftelijke overeenkomst worden opgemaakt met een aantal verplichte vermeldingen. Los van de wettelijke verplichting is het sowieso ten zeerste aangeraden om de afspraken in het kader van het telewerk op te nemen in ofwel de arbeidsovereenkomst ofwel een bijlage aan de arbeidsovereenkomst. Goede afspraken maken goede vrienden.

Hieronder vindt u enkele tips voor het opstellen van dergelijke afspraken:

• Maak afspraken omtrent het aantal dagen en welke dagen de werknemer van thuis uit werkt. Het is aangewezen om hierin ook een zekere flexibiliteit te voorzien zodat bvb. teammeetings met gans het team nog wel georganiseerd kunnen worden. 
• Inzake de werkuren dienen er duidelijke afspraken gemaakt te worden omtrent de tijdstippen en wijzen waarop de werknemer bereikbaar moet zijn. Zo kunnen zowel de werknemers die het normale uurrooster wensen te respecteren als degenen die flexibel met begin- en einduren van de werkdag willen omgaan, hiermee rekening houden.
• Voorzie tijdstippen en een procedure die gevolgd kan worden om technische ondersteuning te bieden. Een goede internet- en netwerkverbinding is nl. cruciaal om uw werknemers zo efficiënt mogelijk thuis te laten werken.
• Maak specifieke afspraken in het kader van de privacy voor werknemers die met vertrouwelijke informatie werken. Zo is bijvoorbeeld evident dat een medewerker van de loonadministratie de lonen niet open laat liggen op het thuisbureau.  

Kostenvergoeding thuiswerk

Thuiswerken brengt kosten met zich mee voor de werknemer. Bij occasioneel telewerk is de werkgever niet verplicht deze kosten terug te betalen. Bij structureel telewerk moet de werkgever zijn werknemers voorzien van apparatuur en moeten de kosten van verbinding en communicatie ten laste genomen worden door de werkgever.

Vaak wordt een kostenvergoeding toegekend voor iedereen die structureel telewerkt. Deze kostenvergoeding is vrij van sociale zekerheidsbijdragen en kan berekend worden volgens twee verschillende werkwijzen.  

1° Ofwel kent de werkgever een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding toe gelijk aan maximaal 129,48 €. Indien de werknemer gebruik maakt van zijn eigen internetverbinding, kan dit bedrag nog verhoogd worden met 20 € per maand. Indien de werknemer bovendien gebruik maakt van zijn eigen computer, kan nogmaals 20 € per maand worden toegekend. Dit laatste forfaitair bedrag kan niet worden toegekend indien de werknemer een laptop van de firma ter beschikking heeft.

Deze forfaitaire maandelijkse kostenvergoeding is onafhankelijk van het aantal dagen structureel telewerk per week. Wel vereist de RSZ dat het thuiswerk minimaal 8 uren per week omvat om te kunnen spreken van structureel telewerk. 

Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait niet aanvaard wanneer de werknemer de voor hem geldende maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever ingerichte werkplek. Het mag m.a.w. niet gaan om de uren die buiten het gewone uurrooster van thuis uit worden verricht. In dat geval spreken we over overuren. 

2° Ofwel kent de werkgever een kostenvergoeding toe gelijk aan maximaal 10% van het bruto loon van de werknemer dat betrekking heeft op de telewerk prestaties. Voor een voltijdse werknemer die 1 dag per week van thuis werkt, bedraagt de kostenvergoeding bijgevolg 2% van het bruto maandloon. Een werknemer die twee dagen per week thuis werkt, heeft recht op een kostenvergoeding gelijk aan 4% van het bruto maandloon. Via deze werkwijze staat de hoogte van de kostenvergoeding in verhouding tot het aantal dagen thuiswerk per week. 

Los van bovenstaande werkwijzen, is het ook mogelijk om de werkelijke waarde van de kosten te vergoeden op voorlegging van bewijsstukken. Zo kan bijvoorbeeld de kost van de aankoop van een tweede computerscherm worden terugbetaald bovenop het forfait van 129,48 €.

Impact op andere kostenvergoedingen

De invoering van structureel telewerk, kan echter ook een impact hebben op andere kostenvergoedingen. Zo kan een baanvergoeding niet toegekend worden voor de dagen dat men van thuis werkt en dus geen verplaatsingen doet.

De maandelijkse forfaits van 15 € voor carwash en parking of 50 € garagevergoeding kunnen in principe doorbetaald worden in geval van structureel telewerk. De RSZ aanvaardt echter niet dat de werkgever een bepaald forfait toekent voor maanden waarin een werknemer niet of nauwelijks deze kosten maakt. Zo zal bijvoorbeeld het forfait voor parking kosten van 15 € per maand moeilijk te verantwoorden zijn indien een werknemer voltijds van thuis uit werkt.  

Impact op het voordeel van de bedrijfswagen

Het structureel telewerk heeft geen invloed op de regelgeving in verband met de bedrijfswagens. Nochtans zal het gebruik van de bedrijfswagen hierdoor automatisch verminderen. De co²-bijdrage ten laste van de werkgever en het voordeel alle aard voor de werknemer zijn niet afhankelijk van het aantal gereden kilometers. Zolang de werknemer de bedrijfswagen ter beschikking heeft thuis, zullen de co²-bijdage en belastingen op het voordeel alle aard verschuldigd blijven, ook al rijdt hij minder met de wagen en zijn er dus minder kosten. 

Arbeidsongevallenverzekering

Indien u als werkgever structureel telewerk invoert, is het aangewezen om de arbeidsongevallenverzekering goed na te kijken. Indien het telewerk niet onder het toepassingsgebied van de arbeidsongevallenverzekering valt, dient de verzekering op dit vlak aangepast te worden. Vaak vereist de verzekeraar dat tussen werkgever en werknemer een overeenkomst inzake telewerk bestaat. 

What’s in it for me? 

Het invoeren of uitbreiden van structureel telewerk in de onderneming, is in het voordeel van zowel werkgever als werknemer. De maatregel die ten gevolge van COVID-19 verplicht werd opgelegd zal bijgevolg o.i. nog langer blijven bestaan en op meer permanente wijze worden ingevoerd. 

Voor werknemers levert structureel thuiswerk volgende voordelen op:

• Een betere balans tussen werk- en privéleven.
• Efficiëntere organisatie van zijn werk.
• Vermindering van verloren file tijd.

Voor werkgevers zijn er ook belangrijke voordelen aan structureel telewerk:

• Een drastische vermindering van de autokosten zoals kosten voor benzine en parking.
• Een vermindering van de behoefte aan kantoorruimte.
• Een makkelijkere realisatie van de spreiding van het personeel in functie van de social distancing.

Bovendien leveren tevreden werknemers meer productief werk op en profileert u zich door het structureel telewerk als interessante werkgever voor potentiële nieuwe medewerkers. Mits de nodige afspraken te implementeren, levert het structureel telewerk dus belangrijke voordelen op. 

Voor vragen over de implementatie van structureel telewerk in het post-Corona tijdperk, kan u steeds bij ons HR Legal departement terecht.