Wat houdt het mobiliteitsbudget in?
Even opfrissen. Met het mobiliteitsbudget geeft u een werknemer de mogelijkheid om zijn of haar bedrijfswagen in te ruilen voor een bepaald budget. Dat budget wordt berekend op basis van de ‘total cost of ownership’, ofwel TCO van de wagen. Concreet is dat de totale jaarlijkse kostprijs voor u als werkgever voor de financiering en het gebruik van de bedrijfswagen. Dat zijn dus de werkelijke kosten.
Het systeem van het mobiliteitsbudget is gebaseerd op drie pijlers waarin uw werknemer het budget kan besteden.
- Pijler 1: keuze voor een milieuvriendelijkere bedrijfswagen.
- Pijler 2: keuze voor duurzame vervoersmiddelen zoals een fiets.
- Pijler 3: uitbetaling van het resterende saldo in cash.
Twee berekeningsmethodes
Als werkgever hebt u vanaf 2024 de keuze tussen twee berekeningsmethodes. Een berekening op basis van de werkelijke kosten van de bedrijfswagen of een berekening op basis van de forfaitaire kosten. Dat laatste is nieuw.
Een paar eigenheden van de nieuwe forfaitaire formule.
- De forfaitaire formule geldt vanaf 1 januari 2024 en heeft betrekking op zowel de berekening van het mobiliteitsbudget als van de waarde van de wagen in pijler 1.
- U moet uw keuze voor de forfaitaire formule expliciet aangeven. Doet u dat niet, dan geldt verplicht de berekening op basis van de werkelijke kosten.
- Uw keuze is geldig voor een periode van 3 jaar. Kiest u na 3 jaar opnieuw voor de forfaitaire berekeningsmethode, dan moet u dat dus opnieuw expliciet aangeven.
- Wil u vanaf 1 januari 2024 gebruikmaken van de nieuwe forfaitaire berekeningsmethode, dan moet u uw werknemers daarvan op de hoogte brengen. Dat kan bijvoorbeeld door uw policy aan te passen.
Het is mogelijk om verschillende berekeningsmethodes te combineren. U moet de gekozen methode wel consequent toepassen op al uw werknemers die hun bedrijfswagen inruilen voor het mobiliteitsbudget. U kan de formule toepassen per individuele medewerker of per functiecategorie.
Wat is de beste keuze?
De keuze tussen de berekening op basis van de werkelijke of forfaitaire kosten verschilt niet zo veel.
Het grootste verschil ligt in de berekening van de brandstof en/of elektriciteitskosten. In de forfaitaire berekening wordt dit berekend aan de hand van een vast bedrag per kilometer voor het woon-werkverkeer, vermeerderd met 6 000 km per jaar aan pure privéverplaatsingen. Bijgevolg biedt de forfaitaire formule duidelijkheid en eenvormigheid.
Voor het overige moet u in beide gevallen rekening houden met de al gekende kosten, zoals het leasingbedrag, de CO2-bijdrage, de niet-aftrekbare btw en de belasting op niet-aftrekbare kosten.
De nieuwe berekeningswijze geldt enkel voor nieuwe instappers. Er is geen herberekening nodig voor de lopende mobiliteitsbudgetten. Bestaande overeenkomsten blijven volledig van kracht.
Nog twee specifieke aandachtspunten
- U moet verplicht een digitale mobiliteitsrekening ter beschikking stellen van uw werknemers zodat ze altijd het volledige mobiliteitsbudget kunnen opvolgen.
- Als werkgever hebt u de keuze om de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen al dan niet op te nemen in de TCO. Let wel, als u dat opneemt, heeft uw werknemer geen recht meer op een extra vrijgestelde kilometervergoeding.
Hebt u nog vragen over de nieuwe formule of wenst u een mobiliteitsbudget in te voeren in uw onderneming? Neem zeker contact op. Wij maken graag tijd voor u.
