Verplichte gestructureerde elektronische facturatie op komst

Gestructureerde elektronische factuur

Wat ligt er op tafel? Btw-plichtigen zullen facturen moeten opstellen, uitreiken en ontvangen in een gestructureerd formaat dat het mogelijk maakt om ze automatisch en elektronisch te verwerken zonder enige manuele handeling (machine to machine). Het zal in een B2B-context dus niet langer toegelaten zijn om een factuur in een pdf-formaat via e-mail te verzenden.

Formaat van de gestructureerde elektronische factuur

De beoogde rechtstreekse uitwisseling en automatische verwerking van factuurgegevens is vanzelfsprekend enkel mogelijk als dit wordt ondersteund door een gemeenschappelijke semantiek, syntaxis en wijze van overdracht.

Volgens de Memorie van Toelichting is het de bedoeling om het zogenaamde PEPPOL-bis formaat (Pan-European Public Procurement Online) op te leggen als principiële referentie. De gestructureerde elektronische facturen zouden dan systematisch via het PEPPOL-netwerk worden verstuurd. Dit systeem heeft als voordeel dat verschillende andere EU-lidstaten het al gebruiken, en dat ook België het al gebruikt in een B2G-context.

Dit formaat zal via een koninklijk besluit worden vastgelegd. De wet voorziet wel de nodige flexibiliteit om daarvan af te wijken als beide partijen akkoord gaan. Maar de uitgereikte facturen moeten dan wel beantwoorden aan de Europese normen inzake semantiek en syntaxis.

Ontvangst- en aanvaardingsplicht

Momenteel is elektronische facturatie enkel mogelijk als de ontvanger van de factuur daar ook mee instemt. Door de invoering van de verplichte elektronische facturatie in een B2B-context, zal een belastingplichtige dat niet langer kunnen weigeren. In de toekomst zal de belastingplichtige ontvanger van de factuur dus een ontvangst- en aanvaardingsplicht hebben. De aanvaardingsplicht geldt wel enkel voor elektronische facturen die binnen het toepassingsgebied van de verplichte gestructureerde elektronische facturatie vallen (zie verder).

Heeft een btw-eenheid een Belgisch btw-nummer, dan moeten alle leden van die btw-eenheid aan die ontvangst- en aanvaardingsplicht voldoen. Ook als een lid uitsluitend handelingen verricht die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 WBTW en daarvoor geen recht op btw-aftrek heeft.

Volgens de Memorie van Toelichting kunnen belastingplichtigen die niet over de nodige geautomatiseerde middelen beschikken een beroep doen op het (gratis) HERMES-platform om hun ontvangstverplichting te vervullen. Dat systeem is een tijdelijke oplossing om de verzender van de factuur niet te blokkeren, zolang de ontvanger van de factuur nog niet gekend is op het PEPPOL-netwerk.

Toepassingsgebied van de verplichte gestructureerde elektronische facturatie

Of er een verplichting geldt om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken, hangt af van een combinatie van drie factoren: de hoedanigheid van de uitreiker, de hoedanigheid van de ontvanger, en de aard van de handeling waarop de factuur betrekking heeft.

Hoedanigheid van de uitreiker

Welke btw-belastingplichtigen moeten een gestructureerde elektronische factuur uitreiken?

Deze verplichting geldt in beginsel voor alle in België gevestigde btw-belastingplichtigen en leden van een btw-eenheid.

Voor buitenlandse ondernemingen is de verplichting enkel van toepassing als de onderneming in België over een vaste inrichting beschikt.

Ook de bijzondere stukken voor interne handelingen tussen leden van een btw-eenheid moeten als een gestructureerde elektronische factuur uitgereikt worden als daarvoor een gestructureerde elektronische factuur vereist zou zijn buiten de btw-eenheid.

Op deze regel bestaan enkele uitzonderingen:

• Btw-belastingplichtigen die onder de bijzondere forfaitaire regeling vallen voorzien in artikel 56 WBTW.
• Gefailleerde btw-belastingplichtigen ten aanzien van de activiteiten waarvoor ze failliet zijn verklaard.
• Btw-belastingplichtigen die uitsluitend handelingen stellen die vrijgesteld zijn op basis van artikel 44 WBTW.

Hoedanigheid van de ontvanger

Welke btw-belastingplichtigen zijn gehouden tot het ontvangen van een gestructureerde elektronische factuur?

De verplichting geldt voor handelingen verricht voor een belastingplichtige die voor de gefactureerde handeling zijn Belgisch btw-nummer moet meedelen. De verplichting geldt ook voor buitenlandse ondernemingen met een Belgisch btw-nummer.

Aard van de handeling waarop de factuur betrekking heeft

Voor welke handelingen moet een gestructureerde elektronische factuur uitgereikt worden?

De verplichting is beperkt tot de levering van goederen en diensten die voor btw-doeleinden geacht worden plaats te vinden in België, en die niet vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 WBTW. Voor handelingen die vrijgesteld zijn onder een andere btw-vrijstelling, moet dus wel een gestructureerde elektronische factuur uitgereikt worden. Denk bijvoorbeeld aan de vrijgestelde uitvoer van goederen die gefactureerd wordt aan een in België gevestigde btw-belastingplichtige.

De verplichting is niet alleen van toepassing voor de facturatie van de handeling op zich. Dat is ook het geval als de btw opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de belastbare handeling, voordat de handeling werd verricht.

De verplichting is niet van toepassing als België niet de bevoegde lidstaat is om haar regels op te leggen m.b.t. de facturatie van de handeling. Gaat het om een levering van goederen of diensten binnen België door een buitenlandse onderneming wiens Belgische vaste inrichting niet betrokken is bij de handeling, dan is de verplichting dus niet van toepassing.

Tijdelijke verhoogde kostenaftrek

Er komt een tijdelijke verhoogde aftrek van 120% voor kosten die worden gemaakt voor facturatiepakketten die gestructureerde elektronische facturering mogelijk maken en voor de advieskosten om dat operationeel in te voeren. Deze maatregel zal gelden voor het belastbaar tijdperk 2024 tot en met 2027.

Hebt u nog vragen over de verplichte gestructureerde elektronische facturatie? Neem dan gerust contact op met ons btw-team.