Dès que vous utilisez également une voiture de société à titre privé, la déduction de la TVA sur les frais de voiture est limitée selon l'une des trois méthodes suivantes.
Méthode 1 - registres des trajets
Vous tenez, quotidiennement, un registre des trajets à jour, soit manuellement (par exemple via un carnet des trajets ou un logiciel), soit automatiquement (par exemple via un système GPS adapté). Avec un registre des trajets complets, vous devez tenir, à disposition de l’administration, les données suivantes à jour :
- Déplacements quotidiens à des fins professionnelles
- Date du trajet
- Adresse de début et de fin
- Kilomètres parcourus par trajet
- Nombre total de kilomètres parcourus par jour
- Kilométrage au début et à la fin d’une période (généralement une année civile)
L’administration de la TVA peut demander, à tout moment, copie des registres des trajets mis à jour quotidiennement. En optant pour cette méthode, l’utilisation professionnelle doit être déterminée individuellement pour chaque véhicule.
Les déplacements domicile-travail sont privés. Sachez que les déplacements domicile-lieu de travail sont considérés comme des déplacements privés. Selon la méthode choisie, une longue distance entre le domicile et le lieu de travail peut avoir un impact négatif sur le droit à la déduction de la TVA.
Tolérance administrative
Si vous utilisez cette méthode et mettez une voiture à la disposition d’un travailleur dans le cadre d’un contrat de travail de représentation commerciale, l’administration de la TVA acceptera qu’il y ait au moins 50 % d’utilisation professionnelle sans qu’il ne soit nécessaire d’étayer cette utilisation à l’aide d’un registre des trajets. Cette tolérance n’est acceptée que pour un seul véhicule par utilisateur.
Méthode 2 - formule semi-forfaitaire
Vous pouvez également déterminer l’utilisation professionnelle au moyen d’une formule semi-forfaitaire. Le pourcentage d’utilisation privée est égal à :
Le pourcentage d’utilisation professionnelle est égal à :
Dans le cadre de cette méthode, l’utilisation doit être déterminée pour chaque véhicule. Pour pouvoir appliquer cette méthode, trois conditions
cumulatives se doivent d’être respectées :
- Il y a un seul utilisateur régulier : gérant, administrateur, travailleur, y compris les membres de son ménage.
- Il y a un seul véhicule par utilisateur. Si une personne utilise régulièrement plusieurs véhicules, cette méthode ne peut être appliquée qu’à un seul véhicule.
- Le véhicule doit être effectivement utilisé comme instrument de travail ou moyen d’exploitation dans le cadre de l’activité économique.
Si vous mettez un véhicule à disposition dans le cadre de la politique salariale (voiture de société), l’administration part du principe que le véhicule est effectivement utilisé comme outil de travail ou comme moyen d’exploitation.
Domicile = lieu de travail
Si votre lieu de résidence (ou domicile) coïncide avec le lieu d’occupation ou le lieu à partir duquel vous exercez votre activité économique, le paramètre de la distance entre le domicile et le lieu de travail a une valeur de 0. Si votre siège est situé à votre domicile et que vous parcourez plus de 12.000 km par an avec la voiture, vous bénéficiez d’une déduction TVA de 50 %.
Méthode 3 - déduction forfaitaire
Si votre entreprise dispose de plusieurs voitures de société, les méthodes 1 et 2 impliquent un certain nombre de tâches administratives. C’est pourquoi l’administration de la TVA a mis en place la méthode dite forfaitaire fixant à 35 % le pourcentage d’utilisation professionnelle du véhicule.
Cette méthode doit être appliquée pendant au moins quatre années civiles consécutives.
Pour pouvoir appliquer cette méthode, trois conditions cumulatives se doivent d’être respectées :
- La méthode doit être appliquée à tous les moyens de transport motorisés destinés au transport de personnes et/ou de biens par route (achetés ou loués) qui sont utilisés à la fois pour l’activité économique et à d’autres fins, dans la mesure où ils n’ont pas été explicitement exclus de cette méthode.
- Le forfait ne s’applique qu’à un seul véhicule par utilisateur. Si vous, en tant que personne physique assujettie, ou votre ménage, disposez de plus d’une voiture de société, ou si vous mettez plus d’une voiture de société à la disposition d’un dirigeant d’entreprise ou d’un membre du personnel (ou de leur ménage), le forfait ne peut être appliqué qu’à un seul véhicule à usage mixte de votre choix. Pour les autres voitures de société à usage mixte, le caractère professionnel doit être démontré au moyen d’un registre des trajets (1ière méthode).
Choisissez votre véhicule
Vous devez en tant qu’assujetti, lors de l’achat ou au début de la location d’un véhicule, déterminer à quel véhicule vous appliquerez le forfait général de 35 %. Vous appliquez alors la méthode du registre des trajets aux autres véhicules.
Puis-je combiner les trois méthodes ?
Vous pouvez combiner les méthodes 1 et 2 à votre guise. Dans ce cas, vous pouvez choisir chaque année, pour chaque véhicule, de tenir un registre des trajets complet (méthode 1) ou d’utiliser la formule semi-forfaitaire (méthode 2). Ce choix est valable pour une année civile.
En principe, vous ne pouvez pas combiner - la méthode 3 avec les méthodes 1 et 2. Mais comme vous ne pouvez appliquer le forfait qu’à un seul véhicule par utilisateur, vous devez déterminer le droit à déduction pour les autres véhicules éventuels sur base de la méthode 1.
Quid si une contribution personnelle est payée ?
Si votre travailleur ou dirigeant d’entreprise paie une contribution personnelle pour l’utilisation privée de la voiture de société, votre entreprise est
considérée, aux fins de la TVA, comme fournissant un service de location. Les frais liés à la voiture de société ne sont soumis qu’à la limitation de déduction de 50 % prévue pour les voitures de société. La contribution personnelle de votre travailleur est réputée être TVA incluse. Afin d’éviter que le paiement d’une contribution personnelle minimale n’entraîne soudainement une déduction de TVA plus importante qu’une mise à disposition gratuite, au moins la TVA doit être versée sur la valeur normale. L’administration de la TVA a mis au point des formules de calcul
pour déterminer cette valeur normale, selon que la voiture est la propriété de l’entreprise ou prise en leasing.
